Kunder

Vad är det?

Ditt kundregister. Varje order, projekt, offert och faktura är kopplad till en kund, så det här är oftast en av de första sakerna du sätter upp. En kund kan vara en privatperson eller ett företag.

Du hittar det under Projekt → Kunder.

Bild

1. Namn
2. Personnummer/Org.nummer
3. Status
4. Mobil
5. Område

Hur gör jag?

Lägg till en kund

1. Gå till Projekt → Kunder.
2. Klicka på Skapa ny.
3. Välj Privat eller Företag.
4. Ange Namn och andra uppgifter.
5. Klicka på Skicka.

Obs! Endast Namn krävs för att spara en kund. Ett fåtal andra fält, som postnummer, område och betalningsvillkor, blir bara obligatoriska när du exporterar kunden till Visma.

Importera kunder

1. Gå till Projekt → Kunder.
2. Klicka på Importera kund.
3. Om du använder Fortnox eller Visma, sök på kund-ID för att importera eller uppdatera en enskild kund, eller klicka på importera alla kunder för att föra över hela registret på en gång.
4. Om du inte använder en integration, ladda upp en CSV- eller Excel-fil (upp till 2 000 rader), matcha filens kolumner mot BOS fält och bekräfta.

Slå upp officiella adressuppgifter

1. Öppna eller skapa en kund.
2. Klicka på Hämta kunduppgifter.
3. Sök på personnummer eller organisationsnummer.
4. Klicka på Använd dessa uppgifter för att fylla i namn, adress och nummer i formuläret.

Obs! Detta slår upp officiella uppgifter från Skatteverket och kräver att ett BankID-avtal signeras en gång i förväg. Varje sökning kan medföra en mindre kostnad utöver det som ingår i din plan.

Lägg till en intern anteckning

1. Öppna kundens flik Grundläggande.
2. Klicka på Lägg till intern anteckning.
3. Ange anteckningen och spara.

Interna anteckningar är endast synliga för administratörer när en order, ett projekt eller en offert skapas — använd dem för sådant som tidigare betalningsproblem. Detta skiljer sig från fliken Anteckningar, som är för löpande anteckningar som hela ditt team kan se.

Lägg till en skattebetalare för RUT eller ROT

1. Öppna kundens flik Hushållsarbete.
2. Klicka på Lägg till ny person.
3. Ange namn och personnummer.
4. Spara.

RUT/ROT-avdrag fördelas automatiskt mellan personerna som listas här när en faktura skapas.

Ge kunden onlineåtkomst

1. Öppna kundens flik Kundinloggning.
2. Slå på åtkomstreglaget.
3. Använd Skicka inloggningsuppgifter igen om de behöver sina uppgifter på nytt.

Obs! Kundinloggning kräver Standardplanen eller högre.

Länka till Fortnox eller Visma

1. Öppna kunden, eller hitta dess rad i listan.
2. Klicka på knappen Exportera / Importera kund.
3. Sök efter en matchande post via ID, eller ange ett kundnummer och klicka på Exportera.

Inaktivera eller ta bort en kund

• Inaktivera — behåller all historik men hindrar att nya ordrar skapas för kunden. Markera kunden, välj Inaktivera och bekräfta.
• Ta bort — markera kunden, välj Ta bort och bekräfta.

Viktigt! Att ta bort en kund tar även bort varje projekt, order och offert som är kopplad till kunden. Om du vill behålla den historiken, inaktivera kunden istället.

Vad betyder fälten?

Fliken Grundläggande

• Privat / Företag — vilken typ av kund det är.
• Namn — obligatoriskt.
• Personnummer / Organisationsnummer — det som gäller, beroende på om det är Privat eller Företag.
• Kontaktperson, E-post, Fakturaepost, Mobil, Telefon — hur kunden nås.
• Intern anteckning — se Hur gör jag? ovan.
• Adress — sökbart adressfält, plus Adress 2, Postnummer, Område och Land.
• Annan adress — extra adresser för kunden, markerade som Leveransadress, Besöksadress eller Annan adress, som var och en kan visas eller döljas på ordrar.
• Portkod, Nyckel, Övrig information — uppgifter som är användbara vid utförande av arbetet.

Fliken Fakturadetaljer

• Ränta ingår / Moms ingår — om priserna redan inkluderar dessa.
• Betalningsvillkor — betalningsvillkoret som tillämpas på kundens fakturor.
• Leveranssätt för faktura — Skriv ut eller E-post.
• Momsregistreringsnummer / Momstyp.
• Kundreferens / Vår referens.
• Fastighetsbeteckning/Lägenhetsnummer och Bostadsrättsföreningens organisationsnummer — används för ROT-avdrag på bostadsrättsfastigheter.
• Fakturaavgift — en extra avgift som läggs till på fakturor för denna kund.
• Fakturatext — en anteckning som skrivs ut på kundens fakturor.

Fliken Hushållsarbete

Personerna som RUT/ROT-avdragen gäller för. En privatkund listas alltid här automatiskt; lägg till andra vid sidan av om jobbet gynnar fler än en person.

Fliken Anteckningar

Löpande anteckningar om kunden, markerade som Intern (endast administratörer) eller Extern (synlig även för medarbetare).

Fliken Nyckel

Nycklar som förvaras för kundens lokaler, samt eventuella anteckningar om dem.

Fliken Kundinloggning

Aktiverar kundens åtkomst till kundportalen, där de kan se sina fakturor, sina bokade tider och medarbetarna som är tilldelade deras jobb.

Fliken Bilagor

Dokument som är bifogade till kunden, vilka även kan visas på deras ordrar.

Flikarna Ordrar, Projekt, Fakturahistorik

En skrivskyddad historik över allt som är kopplat till denna kund — deras ordrar, projekt och (om du använder Fortnox eller Visma) tidigare fakturor.

Bra att veta

• Vad en medarbetare kan se om en kund — telefonnummer, adress, portkod, nycklar — beror på de behörigheter som ställts in för dem under Personal → Användare.
• När en kund väl är länkad till Fortnox eller Visma visas den som Integrerad och bär kundnumret från det systemet.
• Att ta bort en kund kaskaderar till dess projekt, ordrar och offerter — inaktivera istället om du vill behålla informationen.
• Kundinloggning och Skatteverket-adressuppslag är båda planberoende funktioner.