Nyckelhantering

Vad är det?

Nyckelhantering är ditt register över fysiska nycklar — till exempel nycklar till kundfastigheter. Varje nyckel har ett nyckelnummer, en In/ut-status, och kan kopplas till en kund och en anställd. Använd den för att hålla koll på vem som har en nyckel, om den är inlämnad eller uthämtad, och historiken över ändringar som gjorts på den.

Du hittar den under Projekt → Nyckelhantering.

Bild

1. ID
2. Nyckelnummer
3. Status
4. Kund
5. Anställd
6. Senaste historik
7. Historik

Hur gör jag?

Lägga till en nyckel

1. Gå till Projekt → Nyckelhantering.
2. Klicka på Nyckel.
3. Ange Nyckelnummer.
4. Välj eventuellt en Kund och/eller Anställd att koppla till nyckeln.
5. Ställ in In/ut-status.
6. Klicka på Skicka.

Redigera en nyckel

1. Klicka på nyckelns rad för att öppna den.
2. Uppdatera fälten.
3. Klicka på Skicka.

Obs! Du kan också öppna och redigera en nyckel från en kunds Nyckel-flik, eller från nyckelikonen på en bokning i Kalendern.

Söka och filtrera nycklar

1. Använd sökrutan för att hitta en nyckel via ID eller nyckelnummer.
2. Använd filtren för att begränsa listan efter Aktiv-status, Kund, Anställd eller Nyckelstatus (In/ut).

Visa en nyckels historik

Klicka på historikikonen på nyckelns rad för att se en logg över ändringar som gjorts på den nyckeln — vem som gjorde ändringen och när.

Aktivera, inaktivera eller ta bort nycklar

1. Markera en eller flera nycklar med kryssrutorna.
2. Klicka på Aktivera, Inaktivera eller Ta bort i fältet längst ner.
3. Bekräfta.

Viktigt! En nyckel som fortfarande är kopplad till en kund eller en anställd kan inte inaktiveras. Ta bort kopplingen från kunden och den anställda först.

Koppla en nyckel till en kund

1. Öppna kunden och gå till fliken Nyckel.
2. Sök efter en nyckel via nyckelnummer och lägg till den, eller ange ett nytt nyckelnummer för att skapa en.
3. Använd pennikonen för att redigera en nyckel, eller papperskorgsikonen för att ta bort den från kunden.

Vad betyder fälten?

Aktiv

Om nyckeln är aktiv i systemet. Nya nycklar är aktiva som standard.

Nyckelnummer

Numret eller identifieraren som är tryckt på den fysiska nyckeln. Obligatoriskt.

Interna anteckningar

Anteckningar om nyckeln, synliga endast för administratörer.

Externa anteckningar

Anteckningar om nyckeln, synliga för både anställda och administratörer. Dessa visas för den anställda som hanterar den relaterade ordern.

Kund / Anställd

Kunden och/eller den anställda som just nu är kopplad till nyckeln. En nyckel kan kopplas till en av vardera åt gången.

In/ut

Om nyckeln för närvarande är inlämnad eller uthämtad.

Bra att veta

• Den här sidan kräver Standard-planen eller högre.
• Vad en administratör kan göra här beror på dennes behörigheter, som ställs in under Personal → Användare.
• Om Nyckelhantering saknas i din meny kan den vara avstängd för ditt företag i Företagsinställningar.
• När en anställd hanterar en bokning för en kund kan hen markera en nyckel som Hämta eller Skicka från medarbetarappen för att växla dess In/ut-status — detta registreras också i nyckelns historik.
• Emojis är inte tillåtna i anteckningsfälten.