Offert

Vad är det?

En offert är en detaljerad prisuppgift som du skickar till en kund innan arbetet påbörjas — jobbet, priset och dina villkor — som kunden kan acceptera eller avböja online. När en kund accepterar kan du omvandla offerten direkt till en order eller ett projekt.

Du hittar den under Offert i huvudmenyn.

Bild

1. Status
2. Kund
3. Tjänst/titel
4. Sista svarsdatum
5. Signeringsmetod
6. Åtgärder

Hur gör jag?

Skapa en offert

1. Gå till Offert.
2. Klicka på Skapa ny.
3. Välj Tjänst och Kund.
4. Ange Orderdatum, Sista svarsdatum och hur lång tid jobbet beräknas ta.
5. Lägg till ditt pris under Prissättning.
6. Klicka på Skapa & skicka för att direkt e-posta eller sms:a offerten till kunden, eller Spara som utkast för att slutföra den senare.

Obs! Du kan snabba på detta genom att söka efter en sparad mall högst upp i formuläret, eller genom att skapa offerten direkt från en kunds inskickade förfrågan under Formulär → Förfrågningar — i båda fallen öppnas formuläret redan ifyllt.

Ange priset

1. Öppna offerten och gå till Prissättning.
2. Om ett svenskt skatteavdrag gäller, välj RUT eller ROT under Skatteavdrag.
3. Klicka på Lägg till fler artiklar och ange titel, antal, pris, moms och enhet för varje rad.
4. Om en rad kvalificerar för skatteavdraget, markera den som hushållsarbete och välj kategori.
5. Lägg till en Rabatt % vid behov.

Summorna — delsumma, moms, rabatt och skatteavdrag — beräknas automatiskt och visas som det slutliga Att betala-beloppet.

Lägg till bilagor, anteckningar eller en checklista

• Bilagor — klicka på Ladda upp och välj en PDF-, PNG- eller JPEG-fil, upp till 5 MB.
• Anteckningar — lägg till fritext. Om du inkluderar den när du skickar offerten kommer kunden att se den.
• Checklista — lägg till en sparad checklista eller bygg din egen lista med uppgifter.

Ställ in hur kunden signerar

1. Öppna offerten och gå till Signering.
2. Välj Skriv namn eller BankID.

Obs! BankID-signering måste först aktiveras under Inställningar → Offert, och är inte tillgängligt medan ditt företag har en provperiod.

Lägg till en påminnelse för uppföljning

1. Öppna offerten och gå till Påminnelse för uppföljning.
2. Klicka på Ställ in påminnelse.
3. Välj om den ska skickas om kunden inte har svarat, eller ett bestämt antal dagar innan sista svarsdatum.
4. Välj om den ska skickas via e-post, sms eller båda, och redigera meddelandet.

Obs! Detta kräver en kund med en registrerad e-postadress eller ett mobilnummer, samt ett sista svarsdatum minst 2 dagar fram i tiden.

Skicka offerten

1. Klicka på Skapa & skicka (eller Uppdatera & skicka på en befintlig offert).
2. Välj Skicka e-post till kund, Skicka sms till kund, eller båda.
3. Granska eller redigera meddelandet, och välj vilka avsnitt som ska inkluderas — till exempel pris, dokument, anteckningar eller din avbokningspolicy.
4. Klicka eventuellt på Skicka testmejl för att kontrollera det först.
5. Klicka på Skicka.

Obs! Du kan inte skicka en redan utgången offert förrän du har uppdaterat dess Sista svarsdatum.

Förhandsgranska en offert

Klicka på förhandsgranskningsikonen på offerten för att se exakt vad kunden kommer att se, utan att något skickas.

Kopiera en offert

1. I offertlistan, klicka på kopieringsikonen på en rad.
2. Bekräfta.

Ett nytt utkast till offert öppnas, redo för dig att redigera innan du skickar den.

Ändra status, eller omvandla till en order eller ett projekt

När en offert har markerats som Godkänd eller Signerad, och inte redan är kopplad till en order eller ett projekt, kan du klicka på Skapa order eller Skapa projekt för att omvandla den.

Du kan också ändra en offerts status själv via statusrullgardinen högst upp i offerten — till exempel om en kund har bekräftat per telefon.

Ta bort offerter

1. I offertlistan, markera de offerter du vill ta bort.
2. Klicka på Ta bort i åtgärdsfältet för massåtgärder och bekräfta.

Viktigt! Att ta bort en offert kan inte ångras.

Vad kunden ser och kan göra

Kunden öppnar offerten via en länk — de behöver inte logga in. Sidan visar ditt företagsnamn och din logotyp, jobbdetaljer, orderdatum, prisspecifikation, din avboknings- och företagspolicy, eventuella bilagor, anteckningar och checklista.

• Acceptera — kunden klickar på Acceptera offert. Om Skriv namn-signering är inställt skriver de sitt fullständiga namn, vilket blir deras signatur. Om BankID är inställt signerar de i stället med BankID-appen, och kan därefter ladda ner en signerad PDF.
• Avböja — kunden klickar på Avböj och väljer en anledning (från de anledningar du har konfigurerat), eller skriver en egen om de väljer Övrigt.
• Meddelanden — kunden kan skicka ett meddelande till dig från samma sida. Detta är inte en livechatt — de behöver öppna sidan på nytt för att se ditt svar.

Obs! Om en offerts länk är ogiltig, har gått ut eller har tagits bort, ser kunden meddelandet "Offerten är inte längre tillgänglig" i stället för offerten.

Offertmallar

Spara en offert som utgångspunkt för framtida offerter.

1. Gå till Offert → Offertmallar.
2. Klicka på Skapa ny, fyll i uppgifterna och klicka på Spara.

När du skapar en ny offert, sök efter mallen med namn för att i ett steg fylla i tjänst, pris, artiklar och taggar.

Vad betyder fälten?

Status

Sista svarsdatum

Det sista datum då kunden kan acceptera offerten. Efter detta kan de inte längre svara, och du behöver uppdatera datumet innan du kan skicka den igen.

Skatteavdrag

Om ett svenskt skatteavdrag gäller för hela offerten: Inget, RUT eller ROT. När detta är inställt kan enskilda artiklar markeras som hushållsarbete med en specifik kategori.

Signeringsmetod

Om kunden bekräftar genom att skriva sitt namn, eller genom att signera med BankID.

Taggar

Interna etiketter som hjälper dig att hitta och filtrera offerter senare. Kunden ser aldrig dessa.

Avbokningspolicy / Företagspolicy

Villkoren som visas för kunden på offerten. Du kan ställa in standardtext för båda under Inställningar → Offert, och justera texten för en enskild offert vid behov.

Anteckningar

Fritext om offerten. Den inkluderas endast i kundens kopia om du väljer att inkludera den när du skickar.

Bra att veta

• Offert kräver Standardpaketet eller högre. På ett lägre paket ser du en uppgraderingsuppmaning i stället för sidan.
• Om Offert saknas i din meny kan den ha stängts av för ditt företag under Inställningar → Modulinställningar.
• BankID-signering är inte tillgängligt medan ditt företag har en provperiod, och måste aktiveras under Inställningar → Offert innan du kan erbjuda det.
• Bilagor är begränsade till 5 MB per fil (PDF, PNG eller JPEG) och räknas mot ditt företags lagringsplan.
• Meddelandetråden med en kund sker inte i realtid — både du och kunden behöver öppna offerten på nytt för att se nya meddelanden.
• Att skicka sms för offerter måste aktiveras för ditt företag innan du kan redigera sms-mallarna under Inställningar → SMS.