Ordrar

En order är ett jobb du utför för en kund. Ordrar är kärnan i det dagliga arbetet i Bokning & Schema Online: du skapar en för en kund, schemalägger när det ska ske, tilldelar de anställda som ska utföra det, prissätter det och fakturerar det när arbetet är klart.

Vad är det?

Du hittar ordrar under Projekt → Ordrar.

Bild

Status
Datum
Titel (tjänst)
Kund
Pristyp
Anställd

Hur gör jag?

Skapa en order

Gå till Projekt → Ordrar.
Klicka på Skapa ny.
Välj Kund och Tjänst.
Ange Startdatum och tid.
Tilldela en eller flera anställda, eller slå på Öppet pass så att tillgängliga anställda själva kan ta jobbet.
Klicka på Spara eller Spara och stäng.

Obs! Nya ordrar är Publicerade som standard, vilket innebär att tilldelade anställda kan se dem i medarbetarappen direkt. Stäng av Publicerad om du inte är redo för det ännu.

Prissätta en order och lägga till artiklar

Öppna ordern och gå till fliken Fakturor.
Välj en Pristyp — Fast, Pris per artikel eller Pris per anställd.
Om ett svenskt skatteavdrag gäller, välj Rut eller Rot under Typ av hushållsarbete.
Lägg till artiklar med titel, antal och pris, och markera de som kvalificerar som hushållsarbete.
Spara.

Lägga till en checklista

Öppna ordern och gå till fliken Checklista.
Sök efter en checklista, kategori eller samling, och lägg till den i ordern.
Bocka av uppgifter allteftersom de slutförs. Du kan dra uppgifter för att ändra ordningen på dem.

Skicka en bekräftelse, påminnelse eller ett meddelande

Öppna ordern och använd menyn ⋯ — eller, medan du skapar en ny order, kryssa i E-postbekräftelse och/eller SMS-bekräftelse.
Välj Skicka SMS till kund eller Skicka e-post till kund.
Välj att skicka det nu, schemalägga en påminnelse innan ordern, eller skicka det automatiskt när ordern är slutförd.
Skicka.

Bifoga ett dokument

Öppna ordens sektion Bilagor, eller använd ⋯ → Bifoga dokument.
Klicka på Ladda upp.
Välj en PDF-, PNG- eller JPEG-fil, upp till 5 MB.

Ändra en orders status

Slutförd — markerar arbetet som klart och köar ordern för fakturering.
Avboka order — jobbet kommer inte att äga rum.
Frys order — låser ordern så att den bara kan uppdateras manuellt; visas på ordern som Låst.
Aktivera — återöppnar en avbokad order, eller en slutförd/låst order som ännu inte fakturerats.

Använd Massåtgärder i listan för att ändra flera ordrar samtidigt, eller menyn ⋯ på en öppen order för att ändra bara den.

Redigera eller ta bort en återkommande order

När du sparar en ändring på en order som tillhör ett återkommande projekt väljer du hur långt den ska gälla:

Uppdatera endast aktuell order
Uppdatera denna och framtida aktiva ordrar
Uppdatera alla aktiva ordrar

Viktigt! Att ta bort en order tar bara bort det enskilda tillfället. För att avsluta en hel återkommande serie, öppna Projektet, använd Mer → Avsluta projekt, och ange ett slutdatum.

Uppdatera fakturanumret

För en slutförd order som fakturerats utanför BOS, använd ⋯ → Uppdatera fakturanummer för att registrera fakturanumret manuellt.

Vad betyder fälten?

Status

Status	Betydelse
Aktiv	Schemalagd och pågående eller kommande.
Slutförd	Arbetet har utförts. Upptaget för fakturering.
Avbokad	Jobbet kommer inte att äga rum.
Låst	Fryst — kan bara ändras manuellt. Anställda kan fortfarande stämpla tid på den, men ändringar i det kopplade projektet påverkar den inte längre.

Publicerad

Om ordern för närvarande är synlig för sina tilldelade anställda i medarbetarappen.

Pristyp

Fast — ett överenskommet pris för hela jobbet. Tillgängligt endast när ordern tillhör ett projekt som prissätts som Fast.
Pris per artikel — baserat på artiklarna som lagts till i ordern.
Pris per anställd — baserat på antalet timmar de tilldelade anställda arbetat.

Typ av hushållsarbete

Om ett svenskt skatteavdrag gäller för ordern: Inget, Rut eller Rot. När det är inställt kan enskilda artiklar markeras som hushållsarbete och ges en specifik kategori, till exempel Städning eller Byggarbete.

Anställda / Öppet pass

De anställda som tilldelats att utföra jobbet. Att slå på Öppet pass publicerar istället jobbet så att tillgängliga anställda kan ta det, vilket låter dig välja vilka som kan se det och hur många platser som finns tillgängliga.

Obs! Öppna pass kräver Standard-planen eller högre.

Anteckningar

Fritextanteckningar om ordern.

Taggar

Etiketter du kan koppla till en order för att göra det lättare att filtrera och hitta den senare.

Bilagor

Filer bifogade till ordern — PDF, PNG eller JPEG, upp till 5 MB vardera.

Bra att veta

Ordrar och Projekt hänger ihop men är olika saker. En order är ett enskilt jobb; ett projekt grupperar flera återkommande ordrar under ett större engagemang.
Tilldelade anställda ser ordern i medarbetarappen. Vad de kan se på den — kundens telefonnummer, adress, portkod, nycklar, priser — beror på behörigheterna som ställts in för dem under Personal → Användare.
En order kan ha upp till 15 anställda tilldelade.
Om anställda stämplar in och ut på ordrar flödar deras registrerade tid vidare till Tid → Tidrapport.
Bilagor begränsas av din plans lagringsutrymme; när det är fullt behöver du uppgradera eller lägga till lagring innan du kan ladda upp fler.
Återkommande ordrar finns tillgängliga på alla planer. Vissa relaterade funktioner, som öppna pass, är det inte.
Om Ordrar saknas i din meny kan modulen vara avstängd för ditt företag i Företagsinställningar.