Kalender

Vad är det?

Kalendern är där du ser allt schemalagt arbete på ett ställe — ordrar, projekt, arbetspass, frånvaro och andra tidsposter — uppdelat per dag, vecka eller månad. Härifrån kan du skapa nya poster, flytta saker till en annan dag eller medarbetare, kontrollera och uppdatera deras status, och exportera ett utskrivbart schema.

Du hittar den under Kalender i huvudmenyn.

Obs! Den här sidan är för administratörer och ägare. Medarbetare ser sitt eget schema på en separat, enklare Kalender-sida i medarbetarappen.

Bild

1. Vy- och datumnavigering
2. Filter
3. Rader (medarbetare, grupper, tjänster eller kunder)
4. Poster (ordrar, arbetspass, frånvaro med mera)
5. Lägg till ny

Hur gör jag?

Växla mellan Dag, Vecka, Månad och Månadsöversikt

Klicka på vy-väljaren och välj Dag, Vecka, Månad eller Månadsöversikt.

• Dag — visar en kolumn per medarbetare för en enskild dag, med en timskala nedåt sidan, och en sidopanel som listar dagens otilldelade ordrar så att du kan dra dem till en medarbetare.
• Vecka — visar en rad per medarbetare och en kolumn per veckodag. Skrolla i sidled förbi veckans kant för att glida rakt in i nästa eller föregående vecka, eller använd pilarna/knappen Idag istället. En totalrad längst ner i varje dagskolumn visar timmar och antal ordrar för den dagen.
• Månad — visar en rad per medarbetare och en kolumn för varje dag i månaden, så att du kan se en hel månads arbete per medarbetare på en gång. Varje dagsruta visar några poster innan den byter till en länk "+N fler".
• Månadsöversikt — ett traditionellt månadsraster (veckor som rader, dagar som kolumner), i samma stil som en vanlig väggkalender. Alla medarbetares poster för en dag samlas i samma ruta istället för att delas upp i medarbetarrader.

Du kan fortfarande klicka på en dag för att skapa en ny post, och dra poster till en annan dag, i varje vy — inklusive Månadsöversikt.

Obs! Att växla till Månadsöversikt visar alltid poster per medarbetare och döljer alternativet Gruppera efter — gruppering per grupp, tjänst eller kund gäller endast för Dag, Vecka och Månad.

Gruppera rader efter medarbetare, grupp, tjänst eller kund

1. Använd Gruppera efter för att välja vad varje rad representerar: Medarbetare, Grupp, Tjänst eller Kund.
2. Vid gruppering placeras medarbetare under en sektionsrubrik (deras användargrupp, tjänsten eller kunden de arbetat för), och varje sektion visar sin egen delsumma av timmar/ordrar.
3. Använd sorteringsalternativet bredvid Gruppera efter för att ordna rader A–Ö eller Ö–A efter namn, eller (vid gruppering per Medarbetare eller Grupp) efter total ordertid, lågt till högt eller högt till lågt.

Viktigt! Att dra en post till en annan medarbetare eller dag fungerar bara när Gruppera efter är satt till Medarbetare. Växla tillbaka till gruppering per medarbetare om dra-och-släpp slutar fungera.

Obs! Att växla till vyn Dag eller Månad återställer Gruppera efter till Medarbetare — om du hade grupperat per Tjänst eller Kund i veckovyn måste du välja det igen efter att ha bytt vy.

Ändra tätheten (Kompakt / Rymlig)

Använd täthetsalternativet i verktygsfältet för att växla mellan Kompakt och Rymlig.

Rymlig gör varje dagskolumn bredare i vyn Vecka, vilket ger poster mer utrymme och visar färre dagar åt gången när du skrollar. Det har ingen synlig effekt i dagsvyn, och bara en mycket liten effekt i månadsvyn.

Filtrera kalendern

1. Klicka på + Lägg till filter.
2. Välj ett kriterium från listan — till exempel Medarbetare, Kund, Orderstatus, Tjänster, Tagg, Område eller Kompetenser, eller Datum.
3. Beroende på kriteriet, antingen skriv för att söka och välj ett eller flera resultat (till exempel låter Medarbetare dig välja flera personer), eller välj från en fast lista (till exempel Orderstatus: Aktiv, Slutförd, Avbokad eller Fryst), eller välj ett start- och slutdatum.
4. Klicka på Använd filter. Filtret visas som en chip ovanför kalendern.
5. Klicka på × på en chip för att ta bort det filtret, eller klicka på Rensa alla för att ta bort alla filter på en gång (datumintervallet ligger kvar, eftersom det inte kan tas bort på detta sätt).

Obs! Filter, vilken vy du är i, gruppering och täthet kommer bara ihåg medan du har BOS öppet i den fliken — de återställs nästa gång du öppnar Kalendern i en ny session.

Skapa en ny post

1. Klicka på + Lägg till ny, eller klicka på en tom plats i kalendern för en specifik dag och medarbetare.
2. Välj en kategori: Order / Arbetspass, Tid / Närvaro, Frånvaro eller Övrigt.
3. Välj den specifika typen — till exempel Order, Projekt eller Arbetspass under Order/Arbetspass; Restid eller Övertid under Tid/Närvaro; Semester, Föräldraledighet, Sjukfrånvaro, Vård av barn (VAB) eller Annan frånvaro under Frånvaro; eller Milersättning eller Utlägg under Övrigt.
4. Motsvarande formulär öppnas, redan ifyllt med datumet (och medarbetaren, om du klickade på en ruta). Fyll i resten av detaljerna och spara.

Obs! En kategori visas bara här om den funktionen är påslagen för ditt företag. Om Frånvaro eller en annan kategori saknas, kontrollera med den som hanterar ditt företags modulinställningar.

Öppna och kontrollera en posts detaljer

Klicka på valfri post för att öppna dess detaljer. Vad du ser beror på typen:

• Ordrar visar adress, telefonnummer, portkod och nycklar (om sådana finns), tilldelade medarbetare med schemalagd och arbetad tid, budgeterad tid och anteckningar.
• Frånvaro visar tiden eller täckningen, om den är godkänd, och eventuella anteckningar.
• Andra tidsposter visar mängden eller varaktigheten, om den är godkänd, och eventuella anteckningar.

Uppdatera, godkänna eller ta bort en post från kalendern

Varje post har en knapp ✎ Redigera och en knapp ⋮ Mer i sina detaljer:

• ✎ Redigera öppnar hela redigeringsformuläret för den posten.
• ⋮ Mer öppnar en meny med fler åtgärder, som skiljer sig beroende på typ:

Ordrar och arbetspass har också statusknappar längst ner i sina detaljer:

• Order: Avbryt och Slutför medan den är aktiv, eller Aktivera för att öppna den igen.
• Arbetspass: Markera som slutfört medan det är aktivt, eller Aktivera för att öppna det igen.

Godkänn på en frånvaro- eller annan tidspost är gråmarkerad när den redan är godkänd. Att ta bort eller avbryta ber alltid om en bekräftelse först.

Viktigt! Att ta bort en post från kalendern kan inte ångras.

Godkänn medarbetarens tid på en order

På en order med ogodkänd medarbetartid, klicka på Godkänn tid bredvid listan Medarbetare för att godkänna en eller flera medarbetares stämplade eller schemalagda tid i ett steg.

Flytta eller kopiera en post till en annan dag eller medarbetare

1. Dra posten till den nya dagen eller medarbetarraden.
2. Bekräfta flytten när du blir tillfrågad.
3. Om posten även kan kopieras (ordrar, projekt, arbetspass, frånvaro och andra tidsposter), eller om något redan finns på målet, välj Flytta eller Kopiera i dialogrutan som visas.

Viktigt! Om posten har en registrerad in-/utstämplingstid tar en flytt bort den stämplingen — du ser en varning innan detta sker.

Tilldela eller avtilldela medarbetare på en order

• Öppna ordern och klicka på Lägg till medarbetare för att lägga till någon, eller använd menyn bredvid en tilldelad medarbetare för att ta bort dem.
• För att göra detta för flera ordrar samtidigt, slå på Markeringsläge, kryssa i ordrarna och använd Tilldela användare eller Avtilldela användare i åtgärdsfältet som visas.

Obs! Att flytta flera markerade ordrar samtidigt är inte tillgängligt ännu.

Exportera kalendern som en PDF- eller Excel-fil

1. Klicka på Exportera till PDF.
2. Välj ett Datumintervall — en förinställning på 1, 2, 3 eller 10 veckor, eller ett anpassat intervall.
3. Välj Medarbetare — alla medarbetare, eller en specifik medarbetare.
4. Välj en Status att inkludera — alla, aktiva, slutförda eller avbokade.
5. Välj Filtyp (PDF eller Excel) och, för PDF, Format (Kalendervy eller Tabellvy).
6. Kryssa i vad som ska Inkluderas i PDF — tjänstetyp, kundnamn, ordertid, medarbetarnamn, otilldelade ordrar, adress och/eller anteckningar.
7. Klicka på Exportera PDF eller Exportera Excel.

Obs! Otilldelade ordrar kan inte inkluderas när du har valt en enskild medarbetare.

Växla mellan Klassisk och Beta-vy

Om ditt företag fortfarande har tillgång till den äldre kalendern visas en växlare Klassisk / Beta i verktygsfältet.

• Beta är den nuvarande kalendern — vyerna Dag/Vecka/Månad/Månadsöversikt, filter, gruppering och dra-och-släpp som beskrivs ovan.
• Klassisk är den äldre kalendern. Den ser ut och fungerar annorlunda: rader är fortfarande medarbetare, men kolumner är timmar under dagen istället för hela dagar, och den innehåller en del saker Beta inte har, som den gamla posttypen Bokningar och separata rapporter för stämplingstid och lön. Funktioner som beskrivs i den här guiden som är specifika för Beta (Dag/Vecka/Månadsöversikt-vyer, Lägg till filter, Gruppera efter, täthet) gäller inte i Klassisk.

Beta kommer så småningom att ersätta Klassisk helt, och de flesta företag idag ser bara Beta.

Vad betyder fälten?

Vy

Dag, Vecka, Månad eller Månadsöversikt — hur mycket tid som visas åt gången, och om poster delas upp i medarbetarrader (Dag/Vecka/Månad) eller samlas per dag (Månadsöversikt).

Gruppera efter

Om kalenderraderna representerar Medarbetare, Grupp, Tjänst eller Kund.

Täthet

Kompakt eller Rymlig rad- och kolumnavstånd.

Statusfärger

Ordrar och arbetspass färgas efter status: Aktiv (blå), Slutförd (grön), Avbokad (röd), och Fryst (grå). Frånvaro och andra tidsposter använder sina egna fasta färger oavsett status.

Veckodags- och helgdagsfärger

Lördagar, söndagar och helgdagar kan skuggas med sin egen bakgrundsfärg i Dag, Vecka, Månad och Månadsöversikt. Detta anges en gång för hela företaget under Inställningar → Företagsinställningar → Röda dagar, inte i själva kalendern.

Visa i kalender

Styr vilka extra detaljer som visas på varje posttyp direkt i kalendern, utan att öppna den — till exempel en orders adress, anteckningar eller stämplingstider. Öppna med ögonikonen i verktygsfältet.

Datumintervall (export)

Perioden den exporterade filen ska täcka.

Format (export)

För en PDF-export, om den ser ut som Kalendervyn du ser på skärmen, eller en enkel Tabellvy-lista.

Inkludera i PDF

Vilka detaljer som skrivs ut på varje order i exporten — tjänstetyp, kundnamn, ordertid, medarbetarnamn, otilldelade ordrar, adress och anteckningar.

Bra att veta

• Kalendern kräver modulen Kalender och behörigheten att visa schemasidan — om du inte kan se den, kontrollera båda med den som hanterar ditt företags inställningar.
• Att skapa eller redigera ordrar och projekt, skicka bekräftelsemejl eller SMS, och godkänna eller ta bort poster beror på dina egna behörigheter — om en åtgärd inte gör något kanske du inte har behörighet för den.
• Att dra poster mellan medarbetare eller dagar fungerar bara när Gruppera efter är satt till Medarbetare — växla tillbaka om dra-och-släpp verkar sluta fungera.
• Filter, vald vy, gruppering och täthet sparas inte permanent — de återställs när du startar en ny session.
• Vissa äldre företag har fortfarande en växlare Klassisk / Beta, där Klassisk erbjuder några saker Beta inte har (som den gamla posttypen Bokningar och separata rapporter för stämplingstid/lön); de flesta företag ser bara den nuvarande Beta-kalendern.
• Kalendern startar alltid veckan på måndag, och det finns ingen inställning för att ändra detta.
• Det finns inget sätt att synka kalendern med Google Kalender, Outlook eller liknande appar — alternativet Exportera till PDF är det enda sättet att få ut kalenderdata från BOS.
• Den gamla posttypen Bokningar visas fortfarande som ett alternativ under Visa i kalender för vissa långvariga företag, märkt som en utfasad funktion — nya företag ser den inte alls.