Pass

Vad är det?

Pass är där du skapar och hanterar enskilda arbetspass — ställer in tiden, tilldelar anställda (eller låter dem ta passet själva) och spårar deras arbetade timmar.

Du hittar det under Skift och schemaläggning → Pass i huvudmenyn.

Obs! Återkommande passmönster, Passtyper (Jobb) och Arbetsplatser har varsin egen sida — se de guiderna för fullständiga detaljer om hur du ställer in dem.

Bild

1. Datum
2. Anställd(a)
3. Start-/sluttid
4. Passtyp
5. Enstaka/Återkommande

Hur gör jag?

Skapa ett pass

1. Gå till Skift och schemaläggning → Pass.
2. Klicka på Skapa ny.
3. Välj Startdatum, Starttid och Sluttid.
4. Välj en Passtyp, och en Arbetsplats om passet sker på en specifik adress.
5. Under Anställda, sök efter och lägg till vem som ska arbeta passet — eller aktivera Tillåt användare att ta pass för att istället publicera det som ett öppet pass (se nedan).
6. Lägg till en beskrivning om det behövs.
7. Klicka på Skapa.

Obs! Nya pass är Publicerade som standard, vilket innebär att de syns direkt. Stäng av Publicera i tidsavsnittet om du inte är redo för det ännu.

Ställ in en rast

1. I passets tidsavsnitt, välj en typ av Rasttid — Ingen, en start- och sluttid, eller en total varaktighet.
2. Fyll i tiden/tiderna.

Obs! En rast måste ligga inom passets egna arbetstider.

Publicera ett öppet pass som anställda kan ta

1. I passet, aktivera Tillåt användare att ta pass.
2. Ställ in antal platser som är tillgängliga.
3. Välj vem som kan ansöka — endast tillgängliga anställda (inga schemakonflikter) eller alla anställda — eller klicka dig vidare för att välja specifika personer istället.
4. Aktivera Kräver godkännande om du vill granska ansökningar innan de bekräftas, eller lämna det avstängt så att de första som tar en plats får den automatiskt.

Obs! Om ett återkommande schema ligger bakom det här passet kan du tillämpa inställningarna för öppet pass på endast detta datum, eller på alla framtida instanser.

Obs! Ansökningar som behöver ditt godkännande granskas under Godkännandeförfrågningar, inte här.

Hantera ett befintligt pass

Öppna passet och använd menyn ⋯ för att:

• Kopiera — skapar en kopia du kan justera.
• Slutför / Återaktivera — markerar passet som klart, eller öppnar ett avslutat pass igen.
• Ta bort — tar bort passet.

Viktigt! Att ta bort ett pass kan inte ångras.

Redigera eller ta bort ett pass som ingår i ett återkommande schema

När du ändrar eller tar bort ett pass som tillhör ett återkommande mönster, välj:

• Aktuellt pass — endast detta.
• Detta och framtida pass — detta och alla instanser efter det.

Obs! Om du redan har ändrat en anställds tid på det här passet är endast "Aktuellt pass" tillgängligt.

Granska och justera en anställds tid på ett pass

1. Öppna passet och klicka på den anställda i listan Anställda.
2. Justera starttid, sluttid eller rast.
3. Använd knapparna här för att se stämplingshistorik, stämplingsplatsen på en karta, eller en ändringshistorik över tidigare redigeringar.
4. Klicka på Godkänn när det stämmer.

Obs! Du kan bara göra detta för ett pass som är idag eller tidigare.

Om en anställd glömde stämpla in eller ut, klicka på Saknade stämplingar för att lägga till tiderna manuellt.

Vad betyder fälten?

Publicera

Om passet syns direkt. Aktiverat som standard.

Passtyp

Vilken sorts arbete passet gäller. Ställs in och hanteras på den separata sidan för Passtyper.

Arbetsplats

Adressen där passet äger rum, om någon.

Enstaka / Återkommande

Om passet står för sig självt, eller är en instans av ett återkommande schema.

Tillåt användare att ta pass

Gör passet till ett öppet pass som behöriga anställda kan ta, istället för att direkt tilldelas.

Kräver godkännande

Om en tagen plats på ett öppet pass behöver ditt godkännande, eller bekräftas automatiskt.

Bra att veta

• Pass kräver att modulen Skift och schemaläggning är aktiverad för ditt företag.
• Ett öppet pass kan ha upp till 50 platser.
• Det finns ingen möjlighet att markera flera poster samtidigt i listan över pass — åtgärder utförs ett pass i taget.
• Att godkänna eller neka en ansökan om ett öppet pass sker under Godkännandeförfrågningar, inte på själva passet.
• Du kan inte redigera en anställds tid på ett pass som ännu inte har inträffat.