Tidshantering

Vad är det?

Tidshantering ger dig en översikt över varje medarbetares arbetade timmar, frånvaro och övrig ersättning för en vald period, så att du kan granska och godkänna deras tid innan lönekörning — och exportera den till Fortnox, Visma eller Excel.

Du hittar den under Tid → Tidshantering i huvudmenyn.

Bild

1. Datumintervall
2. Medarbetarrader
3. Godkännandegrad
4. Export

Hur gör jag?

Granska medarbetares tid för en period

1. Gå till Tid → Tidshantering.
2. Ställ in datumintervallet högst upp, och sök efter en medarbetare på namn vid behov.
3. Använd filterchipsen för att avgränsa listan ytterligare — efter kund, tidstyp, tjänst, aktiva/inaktiva medarbetare, godkännandestatus eller kundtyp.

Fem totaler visas högst upp på sidan för den valda perioden: Order-/projekttid, Skifttid, Övrig tid, Frånvaro och Övrigt utlägg — de tre första visar också vilken andel av totalen respektive kategori utgör.

Förstå översiktslistan

Varje rad är en medarbetare, och visar:

• Medarbetare — deras namn, medarbetarnummer, och om de betalas per timme eller med fast lön.
• Ordertid och Skifttid — totala timmar, med den underliggande in-/utstämplingstiden visad nedanför.
• Övrig tid — timmar som restid eller övertid.
• Frånvaro — hur många frånvaroposter de har under perioden.
• Övrigt utlägg — milersättning och utläggsanspråk, som ett belopp.
• Lön baserad på — ikoner som visar vilka av ovanstående kategorier som utgör deras lön.
• Godkänt — hur stor andel av deras poster som hittills har godkänts.

Klicka på en rad för att öppna den medarbetarens tidrapport för perioden. Att klicka på deras namn eller avatar öppnar istället deras användarprofil.

Godkänn tid

1. Öppna en medarbetares tidrapport.
2. Expandera ett datum för att se de enskilda posterna, och kryssa i de du vill godkänna — eller använd den dagens knapp Godkänn all tid för att godkänna allt för den dagen. Du kan också kryssa i Markera alla ogodkända poster för att godkänna hela perioden på en gång.
3. Klicka på Godkänn all tid (N) längst ner.
4. Om någon av de markerade posterna baseras på ett schema med in-/utstämplingsdata, välj om du vill godkänna med den schemalagda tiden eller den stämplade tiden — du ser en uppdelning per kategori och en totalsumma innan du bekräftar.
5. Bekräfta.

Obs! Godkänd tid kan fortfarande ändras efteråt.

Titta på eller åtgärda en enskild post

Klicka på en post i den expanderade listan för att öppna den — var den öppnas beror på vilken typ av post det är:

• Order- eller skift-poster öppnar den ordern eller skiftets egen panel, där du kan justera starttid, sluttid och rasttid (om du har behörighet att redigera rasttid).
• Frånvaro-poster öppnar frånvarodialogen.
• Restid- eller övertids-poster öppnar dialogen "Övrig tid".
• Utläggs- eller milersättningsposter öppnar dialogen "Övrigt utlägg".

Obs! Se guiderna Frånvaro, Övrig tid och Övrigt utlägg för fullständiga detaljer om dessa dialoger.

Exportera tid för lönekörning

1. På sidan Tidshantering, klicka på Exportera.
2. Välj perioden — en specifik månad, eller ett anpassat datumintervall.
3. Välj formatet: Excel, PAXML (för Fortnox eller Crona Lön), eller TLU (för Visma Lön 600).
4. Välj Alla medarbetare, eller välj specifika — du varnas om någon redan ingick i en tidigare export med samma filter.
5. Välj vilka medarbetare som ska inkluderas efter aktiv status, och vilka tidsposter efter godkännandestatus.
6. Välj vilka tidstyper som ska inkluderas — order, skift, övrig tid, frånvaro och övrigt utlägg — antingen med varje medarbetares standardinställningar, eller genom att välja manuellt.
7. Kryssa i Markera som exporterat om du vill att BOS ska komma ihåg att dessa poster exporterades.
8. Klicka på Nästa för att förhandsgranska en sammanfattning per medarbetare, klicka sedan på Exportera för att ladda ner filen.

Obs! Detta laddar ner en fil — det skickar inget direkt till Fortnox eller Visma. Du behöver importera filen till det systemet själv.

Obs! Om några tidkoder eller poster visar sig vara ogiltiga för exporten visar BOS en varningslista efteråt, som listar de berörda medarbetarna och posterna — filen har redan laddats ner vid det laget, så kontrollera varningen innan du importerar den. Om koder som krävs för Visma saknas helt stoppas exporten istället, och du visas vilka koder som saknas.

Kontrollera tidigare exporter

Öppna fliken Historik i exportdialogen för att se tidigare exporter — perioden, vad som inkluderades, och vilka medarbetare som täcktes. Detta är en skrivskyddad logg — du kan inte ladda ner en gammal fil på nytt härifrån.

Vad betyder fälten?

Ordertid / Skifttid

Timmar arbetade på ordrar och schemalagda skift, inklusive den underliggande in-/utstämplingstiden.

Övrig tid

Loggade timmar som inte är kopplade till en specifik order eller ett skift, som restid eller övertid.

Frånvaro

Antalet frånvaroposter (semester, föräldraledighet, sjukfrånvaro, vård av barn eller annat) under perioden.

Övrigt utlägg

Ersättning som inte är tidbaserad, som milersättning eller utläggsanspråk.

Lön baserad på

Visar vilka av ovanstående kategorier som utgör en medarbetares lön för perioden.

Godkännandegrad

Andelen av en medarbetares tidsposter som hittills har godkänts, visad som en färgad stapel — röd för mestadels ogodkänt, upp till grön när de flesta poster är godkända.

Status (post)

Godkänd eller Ej godkänd — om den specifika tidsposten har blivit signerad.

Exportformat

• Excel — ett kalkylark.
• PAXML — för import till Fortnox eller Crona Lön.
• TLU — för import till Visma Lön 600.

Markera som exporterat

Registrerar att en export redan har skett för dessa poster, så att BOS kan varna dig om du försöker exportera samma medarbetares tid igen.

Bra att veta

• Tidshantering kräver behörigheten Visa tidshantering, och modulen Tidshantering måste vara påslagen för ditt företag. Det finns ingen abonnemangsbegränsning för denna funktion.
• Du kan inte lägga till en helt ny tidspost direkt från en medarbetares tidrapport — poster kommer från deras bokningar, skift, eller från sidorna Frånvaro/Övrig tid/Övrigt utlägg.
• Godkännande görs per post, per datum, eller för en hel medarbetares period på en gång — det finns ingen enskild knapp för att godkänna alla medarbetare på en gång.
• Du kan inte växla till en annan medarbetare eller period inifrån en öppen tidrapport — stäng den och välj en annan rad från listan.
• Export skickar inget direkt till Fortnox eller Visma — du behöver fortfarande importera den nedladdade filen själv, och eventuella ogiltiga koder eller poster flaggas först efter att filen redan har laddats ner.